今年度分の住民税の特別徴収をまとめて払ったので作業メモと反省点を残す。

基本の流れ

まず、住民税額の決定通知書が5月頃に届く。これに1年分の各社員の住民税額が書いてある。この金額は、毎年1月に市役所に提出する給与支払い報告書に基づいて決まる。 で、通知書と一緒に、各月の納入書が届く。これをもって、毎月、郵便局（など）で支払いを行う。これが、基本的な特別徴収の流れ。

やったこと

決定通知書と納入書は無事に5月に受領・認識した。その後、8月半ばまで放置。そしたら、8月半ばに6月分についての督促状が届く。これを持って存在を思い出す。

まずは、支払い。毎月の作業は面倒くさいので、12か月分の納入書をまとめて郵便局に持って行って支払い。これは問題なし。

次に、freeeの登録・修正作業。

まず、住民税額の登録。freee人事労務の各従業員の設定画面で、その人の各月の住民税額を決定通知書から転記。12か月分面倒・・と思いきやUIがイケてて楽だった。

ちゃんとスケジュール通りに実施していれば、これで終わり・・なのだが、今回は督促もらうまで放置していたので過去の取引を修正する必要があった・・ので、ここの作業内容をメモしておく。

給与関連取引の修正

住民税の支払いスケジュールは、N月分（取引日=N月末）をN+1月の10日までに支払う。で、freee人事労務での計算は、この支払い分をN月支払い（=N-1月分の給与）から天引きするようである。あぁ文字だとわかりづらい。

住民税の対象月 住民税の支払い期限 天引きされる給与の対象月 給与の支払日
2025-06 2025-07-10 2025-05 2025-06-25
2025-07 2025-08-10 2025-06 2025-07-25

今回の場合、住民税額の登録作業を行った時点で上の2件が、すでに振込済みであった。つまり、本来、天引きすべき特別徴収額を天引きせずに、幾らか余分に社員の口座に振り込んでしまった。 で、行った修正作業はざっくり以下のとおり。

  • freee人事労務上で、上記２カ月の給与計算を未確定に戻す
    • これによって、すでに会計側に連携されていた取引と、それに紐づく決済が同時に消えた
    • この時、給与と税金の取引だけではなく、社会保険関連の取引（とそれに紐づく決済）も消える
  • freee人事労務で、改めて計算を行い会計連携
  • freee会計で、改めて、以下を実施
    • 社会保険取引の登録：これは、今回のケースでは金額の影響を受けないので、普段どおりに口座出金の履歴を取引に紐づける
    • 給与支払いの登録：ここが面倒なので、以下で詳述

今回の場合、実際に口座から振り込まれた金額は、あるべき金額よりも住民税の分だけ多い。したがって、給与支払い関連の取引金額 < 口座からの出金額、という状態になる。複式簿記の原則上、口座から減った金額と同額だけ 借方に計上する必要がある。今回は、「立替金」として計上した上で、従業員から振り込み過ぎた分を返してもらい、反対の取引をした。

預り金の削減

毎月、源泉徴収した金額は、「預り金」として負債に計上されている。6, 7月分の住民税特別徴収を支払ったことで、この負債は返済されているので、これを解消する取引を登録。

今後やること

残りの10か月分の支払いは、

借方 金額 貸方 金額
預け金 10か月分の特別徴収の合計 現金 ←と同額

と、仕訳されている。今後、毎月、給与関連の取引を登録する際に、その中の住民税分の預り金と同額を、この預け金と相殺する。